Es
la identificación, descripción y análisis evaluativo de la situación actual de
la organización o del proceso en función de los resultados que se esperan y que
fueron planteados en la misión. Es a la vez una mirada sistémica y contextual,
retrospectiva y prospectiva, descriptiva y evaluativa.
Se señalan al menos cinco prácticas que
permiten a las organizaciones lograr aumentos de productividad a través de las
aplicaciones de TI, independientemente de la industria o país en que se
encuentren:
Invertir el mínimo necesario o más en
sofisticación de las redes para poder implementar y utilizar aplicaciones en
red efectivamente.
Realizar reingeniería de los procesos
para lograr un aprovechamiento pleno de las nuevas tecnologías.
Automatizar los procesos en aplicaciones
en redes, integrando los datos resultantes a través de toda la empresa.
Orientar la cultura organizacional hacia
la entrega de servicios.
Es un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la comunicación y el control en el interior de la empresa. La efectividad de una empresa se establece en la relación entre la salida de los productos o servicios y la entrada de los recursos necesarios para su producción. Entre las responsabilidades de la gerencia están:
Controlar la efectividad de las funciones administrativas.
Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.
Otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento, rentabilidad y liquidez.
Es el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organización. Pero lo más frecuente es llamar así al sistema o proceso de gestión que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener al personal de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto junto a los directivos de la organización.
Un proceso es un conjunto de actividades que recibe
uno o más insumos y que crea un bien o servicio de valor para los usuarios; es
decir, el proceso implica la utilización de recursos para transformar elementos
de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo. El
proceso tiene un carácter genérico y de él se derivan tantos procedimientos
como sean necesarios.
1.3.2 Roles.
Es un conjunto de actividades y responsabilidades asignada
a una persona o un grupo, una persona o grupo puede desempeñar simultáneamente
más de un rol.
1.3.3 Funciones.
Las funciones
tienen como principal objetivo dotar a las organizaciones de una estructura
acorde con el principio de especialización. Sin embargo la falta de
coordinación entre funciones puede resultar en la creación de nichos
contraproducentes para el rendimiento de la organización como un todo. En este
último caso un modelo organizativo basado en procesos puede ayudar a mejorar la
productividad de la organización en su conjunto.
1.3.4 Manual.
Un manual de
procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa,
o de dos ò mas de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades
administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
1.3.5 Tipos de Manuales de la Organización y sus Apartados.
Manual General de Organización: refleja la estructura
orgánica de la organización en su totalidad.
Manual
Específico de Organización: comprende las funciones y responsabilidades de una
unidad administrativa en especial, de acuerdo a la división administrativa que
se posea en la Organización.
Es la orientación o directriz que debe ser divulgada,
entendida y acatada por todos los miembros de la organización, en ella se
contemplan las normas y responsabilidades de cada área de la organización. Las políticas son guías para orientar la acción; son
lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún
problema que se repite una y otra vez dentro de una organización.
1.2.1 Importancia del Manual de Política de la Organización.
La importancia de la implementación de los manuales de
la organización y políticas dentro d un organismo es tener una idea más clara d
cada proyecto u objetivo a conseguir en común junto con su equipo d trabajo el cual
se respalda a través de sus valores y políticas d cada organización.
Un manual de procedimientos es el documento que
contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
1.2.1 Características del Manual de Política de la Organización.
El establecimiento de objetivos
La definición de políticas, guías, procedimientos y
normas.
La evaluación del sistema de organización.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de protección y utilización de recursos.
La aplicación de un sistema de méritos y sanciones
para la administración de personal.
La generación de recomendaciones.
La creación de sistemas de información eficaces.
El establecimiento de procedimientos y normas.
La institución de métodos de control y evaluación de
la gestión.
El establecimiento de programas de inducción y
capacitación de personal.
La elaboración de sistemas de normas y trámites de los
procedimientos.
Auditoria es el proceso que consiste en reunir y
evaluar de manera objetiva y sistemática las pruebas relativas a hechos de
manera de garantizar la correspondencia entre estos hechos y los criterios
establecidos.
Hay tres tipos básicos de auditaria: financiera, cumplimiento y operacional (o de valor por el dinero, desempeño). A las dos
primeras se las encuadra dentro de la auditaría tradicional.
1.1.2 Auditoria Informática:
Es un examen que se realiza con carácter objetivo,
crítico, sistemático y selectivo con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia
del uso adecuado de los recursos informáticos, de la gestión informática y si
estas han brindado el soporte adecuado a los objetivos y metas del negocio.
1.1.2.1 Objetivos de la Auditoria Informática:
La Auditoria Informática deberá comprender no sólo la
evaluación de los equipos de cómputo, de un sistema o procedimiento específico,
sino que además habrá de evaluar los sistemas de información en general desde
sus entradas, procedimientos, controles, archivos, seguridad y obtención de información.
1.1.3 Funciones de la Auditoria Informática:
Controlar y verificar todos los estándares informáticos
que aplica la organización.
Analizar la eficiencia y eficacia de los Sistemas de Información
organizacionales.
Examinar el uso adecuado de los recursos informáticos de la
organización.
1.1.4 Conceptos de TI y Características:
El conjunto de procesos y productos derivados de las
nuevas herramientas (hardware y software), soportes de la información y canales
de comunicación relacionados con el almacenamiento, procesamiento y transmisión
digitalizados de la información" (González Gisbert).
Se consideran como características de las TIC’s:
Interactividad: Las TIC’s que utilizamos en la
comunicación social son cada día más interactivas, es decir: Permiten la interacción de sus usuarios.
Instantaneidad: Se refiere a la posibilidad de recibir
información en buenas condiciones técnicas en un espacio de tiempo muy
reducido, casi de manera instantánea.
Interconexión: De la misma forma, casi que
instantáneamente, podemos acceder a muchos bancos de datos situados a
kilómetros de distancia física, podemos visitar muchos sitios o ver y hablar
con personas que estén al otro lado del planeta, gracias a la interconexión de
las tecnologías de imagen y sonido.
Digitalización: La característica de la digitalización
hace referencia a la transformación de la informaciónn analógica en códigos
numéricos, lo que favorece la transmisión de diversos tipos de información por
un mismo canal, como son las redes digitales de servicios integrados.
Diversidad: Otra característica es la diversidad de
esas tecnologías que permiten desempeñar diversas funciones.
Colaboración: Cuando nos referimos a las TIC como
tecnologías colaborativas, es por el hecho de que posibilitan el trabajo en
equipo, es decir, varias personas en distintos roles pueden trabajar para
lograr la consecución de una determinada meta común.
Penetración en todos los sectores: Por todas esas
características las TIC penetran en todos los sectores sociales, sean los
culturales, económicos o industriales.
